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Mail,
E-mail, courriel, mél ?
Nous pouvons tous les employer pour désigner un courrier
électronique. À noter que mail est le plus courant et courriel une invention
québécoise.
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Soignez
le champ “Objet”
L’objet du mail est très important et doit répondre aux
questions : qui, quoi, comment, où,
pourquoi. Nous devons savoir tout de suite de quoi il s'agit.
« Objet : réunion commerciaux zone sud le
12/02 »
Ne pas laisser le champ objet ressembler à :
RE:RE:RE:RE:RE:
Modifiez le champ avec une précision :
RE : au sujet de…
·
Bonjour ?
“Bonjour” est une formule du langage parlé. Elle ne
s'utilise pas à l'écrit ou alors dans un mail destiné à quelqu'un de proche.
Les personnes restent très sensibles à l'emploi d'appellations du type “Cher
Monsieur” ou simplement “Monsieur”. Pour l'envoi d'un premier mail, il semble
pertinent de les utiliser.
Pour bien
débuter un mail :
Familier
|
Courant
|
Formel
|
Salut
|
Bonjour + prénom,
|
Monsieur
ou Madame,
Mesdames,
Messieurs (mail général)
Si vous
ne connaissez pas la personne
|
Hello
|
Monsieur
le directeur,
Madame la
directrice,
Si vous
connaissez le titre
|
|
Coucou
|
Cher
Monsieur, Chère Madame
Très
formel
|
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Pas d’abréviations
Dans un e-mail professionnel, les abréviations sont à
bannir ! L'e-mail est un écrit. N’utilisez pas resto pour restaurant par
exemple.
On peut utiliser les abréviations ainsi que des
raccourcis avec les personnes en contact permanent et non formel.
Quelques pratiques courantes :
Fyi = Pour votre information
Asap = Dès que possible
C-a-d = c'est-à-dire
Cqfd = ce qu’il fallait démontrer (lo que se quería
demostrar)
Pb = problème
P.J. = pièce-jointe
Etc.
·
No
smiley !
·
Pas de
faute d'orthographe
Pour les personnes qui ont des difficultés avec
l'orthographe, mieux vaut écrire d'abord son mail sous Word. Relisez-vous
plusieurs fois et demander de l’aide à vos collègues.
·
Préférez
les phrases courtes
Les phrases courtes et bien reliées entre elles par des
mots de liaison permettent de faciliter la lecture pour le destinataire et n’oubliez
pas de mettre des points.
Les mots de
liaison :
Argumentation
|
D’une
part…D’autre part
|
Por una parte…Por otra parte
Por un lado... Por otro lado
|
Énumération
|
D’abord,
tout d’abord
En premier
lieu
Premièrement
|
Primero
En primer lugar
Primeramente
|
Classification
|
En
deuxième lieu
Deuxièmement
Après
Ensuite
De plus
Quant à
En
troisième lieu
Puis
En
dernier lieu
Pour
conclure
Enfin
|
En segundo lugar
Después
Luego, más adelante
Además, por añadidura
En cuanto a, con respecto a
En tercer lugar
Después, luego
En último lugar
Para concluir
Por último, por fin
|
Opposition
|
Mais
|
Pero
|
Restriction
|
Cependant,
toutefois, néanmoins, pourtant, nonobstant
En revanche
|
Sin embargo, a pesar de eso, con todo,
sin embargo, no obstante
En cambio, en compensación
|
Concession
|
Par
contre
D’ailleurs,
aussi bien
Du moins
Du reste
Sinon
Seulement
Au
contraire
Au lieu
de
Loin de
Malgré
En dépit
de
Quoique
Tandis
que
Alors que
Aussi…que
Quelque…que
Quel/quelle/que
soit
Quels/quelles/que
soient
Quoi que
Encore
que
Même si +
indicatif
Bien que
+ subjonctif
En
admettant que
Certes
Evidemment
Bien sûr
Il est
vrai que
|
Pero si
Además
Por lo menos, al menos
Además, por lo demás
Si no
Sólo
Por lo contrario
En vez de, en lugar de
Lejos de
A pesar de
Pese a
Aunque
+
indicatif (fait réel)
+
subjonctif (fait hypothétique)
Mientras que
Cuando
Tan...como
Por mucho...que, por más...que
Cualquiera que sea
Cualquiera que sean
Aunque + indicatif
Aunque + subjonctif
Aunque + indicatif
Admitiendo que
Por cierto
Desde luego, sin duda alguna,
obviamente
Desde luego, es obvio que
Claro es que, es verdad que
|
Illustration
|
En effet
Ainsi
C’est
pourquoi
Par
conséquent
|
En efecto
Así
Por lo tanto
Por consiguiente
|
Comparaison
|
Par
exemple
Comme par
exemple
En
d’autres termes
Comme
Ou
Ou plutôt
C’est-à-dire
Ou plus
exactement
Soit…
De même
que
Autant
dire que
Ce qui
revient à dire
|
Por ejemplo
Como por ejemplo
En otros términos
Como
O
O más bien
Es decir
O más exactamente, mejor dicho
Sea..., es decir, cosa de
Así como, lo mismo que
Eso es tanto como decir
Lo que quiere decir
|
·
Faire un
plan
Introduction (en une ligne)
« Suite à notre conversation téléphonique»
« Comme stipulé dans mon dernier mail » Etc.
Développement (en 3 point avec un titre pour
chaque point abordé)
« Commande :
La commande sera effective le 3 mars.
Assurance :
L’assurance est couverte par… » Etc.
Conclusion (en une ligne)
« Je vous remercie par avance »
« Merci de bien vouloir me répondre »
·
Reprendre
les termes du mail
Question : « J’aimerais avoir les tarifs de la
saison 2014-2015 »
Réponse : « Les tarifs de la saison 2014-2015
sont : »
·
! …
Évitez les points d'exclamation et les points de suspension,
excepté si vous avez un lien personnel avec votre interlocuteur, évitez aussi
les capitales et la couleur sauf pour surligner une information importante. Jamais de rouge !
« Rendez-vous au hall 2-B3 »
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La fin
du mail
“Cordialement” et “Bien cordialement” sont souvent les
bonnes formules.
Pour finir un mail :
Familier
|
Courant
|
Formel
|
A+ (À plus)
|
Bien à vous,
|
Sincères salutations,
|
Ciao
|
Cordialement,
|
Cordiales salutations,
|
Bises
|
Bien cordialement,
|
Respectueusement,
Salutations
respectueuses,
(Pour un
supérieur hiérarchique)
|
Bonne
réception,
(Pour
l’envoi d’un document)
|
Bonus :
·
Les
verbes du mail :
Envoyer
J’envoie
Tu envoies
Il/elle envoie
Nous envoyons
Vous envoyez
Ils/elles envoient
Avec les pronoms directs (pour les personnes)
Je vous envoie/ je t’envoie (présent)
Je t’ai envoyé/ Je vous ai envoyé (passé)
Je vous enverrai/ je t’enverrai (futur avec une date)
Il faut que nous envoyions/ Il faut que vous envoyiez (subjonctif)
Recevoir
Je reçois
Tu reçois
Il/elle reçoit
Nous recevons
Vous recevez
Ils/elles reçoivent
J’ai reçu/ Nous avons bien reçu (passé)
Je recevrai/ Vous recevrez (futur avec une date)
Il faut que je reçoive, Il faut que nous recevions/
(subjonctif)
Transférer
Je transfère
Tu transfères
Il/elle transfère
Nous transférons
Vous transférez
Ils/elles transfèrent
J’ai transféré (passé)
Je transférerai (futur avec une date)
Il faut que je vous transfère/ Il faut que nous
transférions (subjonctif)
Pour le
subjonctif, « il faudrait que » est encore plus formel mais à utiliser
Ne pas oubliez
le conditionnel de politesse pour demander quelque-chose.
« Je souhaiterais avoir des renseignements… »
« Nous souhaiterions donner suite… »
« J’aimerais savoir si… ? »
« Nous aimerions connaître votre avis sur… ? »
« Pourriez-vous me donner le numéro de téléphone de
Mme Durand ? »
« Pourrions-nous nous rencontrer dans une dizaine de
jours ? »
·
Pour la
Pièce-jointe
« (Veuillez trouver) ci-joint le
document/dossier/rapport »
« Je vous joint le dossier 56 »
« Désolé, mais je ne pense pas avoir reçu le
document joint, pouvez-vous me le renvoyer, s’il vous plaît ? »
« Je suis désolé, j’ai oublié de vous joindre la
documentation/le dossier/le rapport »
Re-bonus
Exemple de
rédaction de mail :
·
Donner
son avis
« Je pense que nous devons faire un
effort »
« D’après moi, il serait préférable de répondre
rapidement »
·
Pour
demander un renseignement
« Pourriez-vous me donner le numéro de téléphone de… »
« Serait-il possible de se voir ? »
« Nous voudrions savoir »
« Je voudrais connaître »
Précision :
Savoir + verbe
« J’aimerais savoir si vous avez la documentation ? »
Connaître + nom
« Je souhaiterais connaître l’heure de votre arrivée »
·
Répondre
suite à…
« Suite à notre conversation téléphonique, je vous
confirme ma venue au séminaire »
« Suite à votre appel, »
« Suite à votre venue, »
« Suite à votre courrier, »
« Concernant votre mail du 12 octobre »
·
Transfert
de mail
« Je vous transfère le mail de la direction
concernant les horaires d’ouverture »
« J’ai transféré le mél de Patrick à Sophie sur
l’organigramme »
« Je te transfère un article qui traite de notre
entreprise »
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Remercier
« Je vous remercie de l’attention portée à ce
mail »
« Je vous remercie par avance »
« En vous remerciant »
« Avec tous mes remerciements »
« Je vous remercie de répondre, le plus tôt
possible, à ce mail »
« Je vous remercie pour votre aide »
« Merci pour votre aide/pour votre attention/de votre
compréhension
·
Demander
une réponse
« J’aimerais avoir votre réponse concernant ce point »
« Pouvez-vous me confirmer le plus rapidement
possible votre accord/votre venue »
« J’attends un retour de votre part »
« Je souhaiterais avoir rapidement votre avis sur la
question »
« Dans l’attente de votre réponse »
·
Situer
« Nos bureaux se trouvent au 12, rue du Général de
Gaulle »
« Nous sommes situés au 15 de la rue
Boulanger »
« Je suis au 5ème étage, au fond à
droite »
·
Reporter
un rendez-vous
« Pouvons-nous décider d’un autre rendez-vous ?
Je vous propose le lundi 2 septembre à 15h »
« Pourriez-vous avancer/reculer notre
rendez-vous »
« Avez-vous la possibilité de reporter le
rendez-vous avec nos équipes ? »
·
Répondre
à une invitation
« Oui, je souhaiterais être présent/e à
l’évènement »
« C’est avec plaisir que j’accepte votre
invitation »
« Je vous remercie de l’invitation et vous pouvez
compter sur ma présence »
« Je suis désolé mais je ne pourrais assister à
l’évènement »
« Veuillez acceptez mes excuses mais je dois
décliner votre invitation, car je ne serai pas présent ce jour-ci »
·
En
retard
« J’ai un empêchement de dernière minute et je serai
en retard à la réunion, pourriez vous la reculer d’une demi-heure ? »
« Nous avons eu un empêchement et je vous prie de
bien vouloir m’excuser pour le retard occasionné. »
« Je suis désolé, notre avion a eu du retard. Nous
serons à l’aéroport vers 14h »
·
Absence
« Je vous prie d’accepter toutes mes excuses pour
mon absence, j’ai eu un empêchement de dernière minute et je n’ai pu assister à
la formation »
« Je serai absent du 19 au 23, pouvons-convenir d’un
autre jour pour le rendez-vous ? »
« Veuillez m’excuser pour mon absence mais j’étais
en congé maladie »
·
La
personne est malade
« Je vous souhaite un prompt rétablissement »
« Bon rétablissement »
·
En
vacances
« Je serai en congé du 12 au 15 inclus »
« En congé du 12 au 15, veuillez vous mettre en
contact avec M. Durand. »
·
Incompréhension
« Pouvez-vous reformuler le mail, je n’ai pas saisi
certaines données. »
« Certains termes m’échappent, pouvez-vous
m’expliquer les termes : marché, conduire, etc. »
« Je suis désolé mais je n’ai pas très bien compris
le sens de votre phrase. »
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S’excuser
« Nous nous excusons par avance de la gêne causée
par ce retard »
« Nous vous prions d’accepter toutes nos excuses
pour l’incident/le retard/le dommage, l’erreur »
« Nous sommes désolé de ne pas pouvoir répondre à
votre demande »
Dernier conseil
Regardez bien les formules utilisées en France,
reprenez-les.
Faites-vous aussi une
liste d’expressions, de réponses, de questions dans un fichier Word et faites
du copier-coller.
Pour le vocabulaire informatique cliquez ici
